Gästeblatt / Meldeschein direkt in Hotelmeister ausfüllen

Gästeblatt/Meldeschein

In vielen Gemeinden ist das Ausfüllen von elektronischen Gästeblättern Pflicht. Hotelmeister verwendet die vorhanden Reservierungsdaten um das Gästeblatt vorauszufüllen. Außerdem gibt es einen Online Check-In bei mit der Gast alle notwendigen Daten bereits vorab bekannt geben kann. So geht der Check-In vor Ort um ein vielfaches schnell.

Verbindung mit dem Gästeblattserver

Um die Meldescheine in Hotelmeister zu erfassen muss Hotelmeister mit dem Server des Tourismusverbandes verbunden werden.

Die Zugangsdaten können in den meisten Gemeinden direkt beim Tourismusverband angefordert werden.

Hotelmeister bietet eine Schnittstelle zu folgenden Gästeblatt-Systemen:

  • Feratel Meldeclient
  • kufgem k5 Gästemeldewesen
  • CapCorn CapTicket

 

Folgende Daten werden für die Verbindung benötigt:

  • Benutzername
  • Passwort
  • Gemeindenummer
  • Betriebsnummer
  • Meldeschein Nummernkreis (falls zutreffend)
  • Übertragungslink (falls abweichend vom Standard)
  • Kennzeichnung der Gastarten (z.B. pflichtig, frei, ermäßigt, etc.) – diese sind nach Ort und Region unterschiedlich

 

Sie können diese Informationen entweder selbst unter Einstellungen > Schnittstellen > Meldeclient eingeben oder unseren Support um Hilfe bitten.
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Check-In und Check-Out

Check-In

Beim Check-In ist es wichtig, dass Sie folgende Schritte durchführen:

  • Gästeblatt erstellen
  • Gästeblatt ausfüllen
  • Gästeblatt als angereist markieren (d.h. über die XML-Schnittstelle an den Gästeblatt-Server übertragen)
  • Gästeblatt ausdrucken und vom Gast unterschreiben lassen

Online-Check-In

Beim Online Check-In erhält der Gast mit der Reservierungsbestätigung und dann nochmals einige Tage vor Anreise einen Link per E-Mail zugesandt, mit der Bitte die Daten auszufüllen. Das spart nicht nur Ihnen sondern auch dem Gast wertvolle Zeit bei der Anreise.

Check-Out

Beim Check-Out wird das Gästeblatt als abgereist markiert und mit dem entsprechenden Abreisedatum an erneut über die XML-Schnittstelle an die Gemeinde übermittelt. Im Falle einer Verlängerung oder Verkürzung des Aufenthalts kann das geplante Abreisedatum jederzeit angepasst werden.

Gästekarten ausdrucken

In immer mehr Regionen und Gemeinden erhalten die Gäste in teilnehmenden Mitgliedsbetrieben Gästekarten ausgestellt, mit denen sie diverse Vergünstigungen in der Region erhalten. Aus Hotelmeister heraus können Sie ganz einfach mit weniger Mausklicks alle Gästekarten zu einem bestimmten Meldeblatt ausdrucken. Diese Funktion steht in allen Gemeinden mit Feratel Gästekarten (feratel CardSystem) zur Verfügung.

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